Firma, która planuje szkolenie dla kilkunastu pracowników, zwykle zaczyna od pytania, czy wystarczy sala konferencyjna w biurze. Wynajem sali opłaca się bardziej wtedy, gdy w biurze nie ma miejsca dla całej grupy, szkolenie trwa cały dzień lub dłużej, wymaga pracy w grupach albo sprzętu, którego firma nie ma, a uczestnicy potrzebują oderwania od bieżących obowiązków. Własna sala sprawdza się natomiast przy krótkich, kilkugodzinnych spotkaniach w małym gronie.
Porównując oba warianty, warto liczyć nie tylko cenę wynajmu, ale też czas pracowników i efekt samego szkolenia. Te koszty są mniej widoczne, ale często przesądzają o wyniku.
Kiedy sala w biurze wystarczy na szkolenie?
Firmowa sala jest dobrym wyborem przy krótkich formach: dwugodzinnym szkoleniu z obsługi nowego narzędzia, spotkaniu działu czy prezentacji dla kilku osób. Uczestnicy nie tracą czasu na dojazd, sprzęt jest pod ręką, a po zajęciach można od razu wrócić do pracy. Jeśli sala mieści wszystkich swobodnie, ma ekran i dobrą akustykę, nie ma powodu szukać miejsca na zewnątrz. Przy powtarzalnych szkoleniach wewnętrznych, na przykład wdrożeniach nowych pracowników, własna sala pozwala też łatwo dopasować termin do grafiku zespołu.
Jakie ukryte koszty niesie szkolenie w siedzibie firmy?
Szkolenie w biurze wydaje się bezpłatne, ale ma swoją cenę. Uczestnicy w przerwach wracają do biurek, odbierają telefony i odpowiadają na wiadomości, przez co trudniej im potem wrócić do tematu. Ktoś musi przygotować salę, przestawić meble, zorganizować poczęstunek i sprzęt, a na czas szkolenia pomieszczenie jest wyłączone z codziennego użytku.
Weźmy przykładowe szkolenie dla dwunastu osób. Jeśli każdy uczestnik straci w ciągu dnia łącznie godzinę na bieżące sprawy, firma traci dwanaście roboczogodzin, które nie przekładają się ani na pracę, ani na naukę. To tylko ilustracja, ale dobrze pokazuje, od czego zależy rachunek.
Kiedy wynajem sali szkoleniowej się opłaca?
Zewnętrzna sala zaczyna się bronić, gdy szkolenie trwa dłużej niż kilka godzin, obejmuje kilkanaście lub więcej osób albo wymaga ćwiczeń w grupach. W wynajmowanej przestrzeni łatwiej podzielić uczestników na zespoły, korzystać z profesjonalnego nagłośnienia i zamówić catering bez angażowania pracowników. Zmiana otoczenia pomaga też skupić się na temacie, co ma znaczenie przy szkoleniach z komunikacji czy zarządzania zespołem.
Wynajem bywa korzystny również wtedy, gdy na szkolenie przyjeżdżają pracownicy z kilku oddziałów. Wspólne, neutralne miejsce w dobrze skomunikowanej okolicy jest wtedy wygodniejsze niż siedziba jednego z zespołów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali szkoleniowej?
Dobra sala szkoleniowa nie musi być duża, ale powinna pasować do formy zajęć. Przed rezerwacją warto sprawdzić:
- czy sala mieści grupę w układzie, którego potrzebuje trener, na przykład przy stołach,
- czy jest w niej światło dzienne i sprawna wentylacja,
- jakie wyposażenie multimedialne jest w cenie wynajmu,
- czy na miejscu można zorganizować przerwy kawowe i lunch,
- jak uczestnicy dojadą komunikacją miejską i samochodem.
Przed podpisaniem umowy dobrze jest obejrzeć salę osobiście albo poprosić o zdjęcia w układzie, w jakim odbędzie się szkolenie. Warto też ustalić, od której godziny można wejść do sali, aby trener zdążył przygotować materiały i sprawdzić sprzęt.
Szkolenie w Warszawie dla zespołu spoza stolicy – co warto sprawdzić?
Część firm z miejscowości wokół Warszawy organizuje szkolenia w stolicy, bo łatwiej tam o trenerów, sale różnej wielkości i dojazd dla pracowników z różnych kierunków. Przy wyborze miejsca warto sprawdzić odległość od stacji metra lub dworca, a także możliwość parkowania w pobliżu. Przy wyjeździe całego zespołu warto zaplanować wspólny dojazd albo zbiórkę, aby szkolenie zaczęło się punktualnie.
Jednym z takich miejsc jest CK Targowa, czyli Centrum Kreatywności Targowa (cktargowa.pl), inkubator przedsiębiorczości sektora kreatywnego na Pradze, położony około 200 metrów od stacji metra M2. Na co dzień prowadzi bezpłatną Szkołę Kreatywności i szkolenia dla przedsiębiorców, a firmom wynajmuje sale. Mniejsze zespoły mogą skorzystać z Sali Ząbkowskiej dla maksymalnie 40 osób, a większe grupy z Sali Różyc, którą da się podzielić na cztery niezależne moduły do pracy w grupach. Na miejscu dostępne jest wsparcie techniczne, a catering zapewniają współpracujące z ośrodkiem firmy.
