Rodzice dzieci przygotowujących się do Pierwszej Komunii zaczynają zwykle planować przyjęcie wtedy, gdy parafia poda datę uroczystości. Salę w restauracji najlepiej zarezerwować jesienią lub zimą poprzedzającą komunię, czyli między wrześniem a styczniem, a jedzenie na przyjęcie w domu najpóźniej w lutym lub marcu. Tort i dekoracje można zamówić później, kilka tygodni przed uroczystością.
Majowe weekendy są w kalendarzu lokali wyjątkowo oblegane, bo w wielu parafiach komunie odbywają się w kolejne niedziele, a w tych samych terminach sale przyjmują też wesela i chrzciny. Kto zaczyna szukać wiosną, często wybiera już tylko spośród kilku wolnych miejsc albo musi zgodzić się na mniej wygodną godzinę.
Harmonogram przygotowań do komunii w maju
Przygotowania łatwiej rozłożyć na kilka miesięcy niż zostawić na ostatnie tygodnie. Poniższy harmonogram jest przykładowy i warto go dopasować do daty z parafii oraz do liczby gości:
- wrzesień-listopad: data komunii, wstępna lista gości, rezerwacja sali,
- grudzień-luty: wybór menu albo firmy, która przygotuje jedzenie do domu, podpisanie umowy,
- marzec-kwiecień: tort, dekoracje i zaproszenia,
- dwa-trzy tygodnie przed komunią: ostateczna liczba gości i informacja o dietach.
Restauracja czy przyjęcie w domu
Sala w restauracji zdejmuje z rodziny obsługę gości, sprzątanie i ustawianie stołów, ale wymaga wcześniejszej rezerwacji i często minimalnej liczby osób. Przyjęcie w domu daje więcej swobody i bywa wygodniejsze przy małej grupie, za to trzeba zorganizować stoły, krzesła, zastawę i kogoś, kto poda dania. Rozwiązaniem pośrednim jest zamówienie jedzenia z dostawą, ustawieniem bufetu i obsługą na miejscu.
Przy przyjęciu w domu warto z wyprzedzeniem sprawdzić, czy mieszkanie pomieści wszystkich przy jednym stole, czy lepiej ustawić bufet i kilka mniejszych stolików. Przy domu z ogrodem można rozważyć namiot, ale w maju pogoda bywa zmienna, więc potrzebny jest plan na deszcz.
Liczba gości a wybór miejsca na przyjęcie
Liczba gości wyznacza wszystkie kolejne decyzje. Przy kilkunastu osobach przyjęcie w domu lub w małej sali jest realne, przy czterdziestu i więcej wygodniejsza będzie sala z zapleczem. Do najbliższej rodziny trzeba doliczyć rodziców chrzestnych z dziećmi i dalszych krewnych. Warto też sprawdzić, czy sala ma miejsce, w którym dzieci mogą się pobawić, bo przyjęcie komunijne trwa zwykle kilka godzin.
Menu komunijne – obiad serwowany czy bufet
Tradycyjne przyjęcie komunijne to obiad serwowany: przystawka, zupa, danie główne i deser. Wiele rodzin wybiera też bufet, z którego goście sami nakładają przekąski, sałatki i dania ciepłe, co sprawdza się przy większej liczbie dzieci. W obu przypadkach menu trzeba ułożyć tak, żeby dzieci miały coś prostego, a goście na diecie bezglutenowej czy wegetariańskiej nie zostali z samymi dodatkami. Przy bufecie dobrze jest też ustalić, o której pojawią się dania ciepłe, bo goście przyjeżdżają z kościoła zwykle głodni, a przyjęcia z udziałem dzieci nie da się przeciągać.
Tort komunijny i słodki stół
Tort komunijny zamawia się zwykle kilka tygodni przed uroczystością, a w maju lepiej nie zwlekać, bo cukiernie mają wtedy pełny kalendarz. Przy zamówieniu podaje się liczbę gości, motyw dekoracji i napis, na przykład imię dziecka i datę uroczystości. Przy większym przyjęciu tort uzupełnia często słodki stół z ciastami i monoporcjami, z którego goście korzystają przez całe popołudnie. Jeśli lokal ma własną cukiernię, tort i desery można zamówić w tym samym miejscu co obiad.
Tak działa między innymi Jajko.co, warszawska marka gastronomiczna działająca od 2012 roku, z siedzibą na Sadybie, na terenie EC Siekierki. Ma przestrzeń eventową z salą mieszczącą do 120 osób, przygotowuje jedzenie na przyjęcia komunijne w formie obiadu lub bufetu, także z dostawą i przygotowaniem u klienta, i prowadzi własną cukiernię. W menu komunijnym uwzględnia propozycje dla dzieci, dorosłych i osób o specjalnych wymaganiach żywieniowych. Dzięki temu salę, catering i tort można zaplanować w jednym miejscu, co ułatwia organizację przyjęcia i koordynację terminów.
Umowa z lokalem – co sprawdzić przed wpłatą zadatku
Przed wpłatą zadatku dobrze jest przeczytać umowę pod kątem kilku punktów: do kiedy można zmienić liczbę gości, co dzieje się z zadatkiem przy odwołaniu przyjęcia, czy cena obejmuje obsługę, napoje i tort oraz w jakich godzinach sala jest do dyspozycji. Te ustalenia warto mieć na piśmie, bo w maju, przy dużej liczbie przyjęć, trudniej o zmiany w ostatniej chwili.
